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大手プロマネが実践する最強の時短術ー究極の作業効率を目指せ!

はじめに

時短や作業効率化は必要か

興味があって調べてくれている人にとっては、必要だから読んでいるのであって、何を今更な話ですが、例えば、企業の働き方改革の担当の方やチームメンバーの働き方に悩めるチームリーダーがいらっしゃったら、誰かに伝える一助になればと思い、書きます。

例えば、早く帰ってもやることが無い、という人がいます。
私の印象だとやることが無い、というより、もうちょっと正確に言うと、たまたま1日2日早く帰れても時間を持て余す、だと思っています。
週に2日でも早く帰れるなら何かやることを見つけるのが人間です。
なので、早く帰らなくていい、という人はまずは週に二日、それも曜日を決めて早く帰ってみると、やりたいことが見つけられると思います。
どうしてもやることが無い人はスクワットをしましょう!
スクワットは100益あって1害なしです。

ぜひやってみましょう。

就業時間が決まっていて早く終わっても帰れない、という人は、その時間を使って技術を学んだり、普段見ない社内サイトを見るなど、自分への投資に使ってみましょう。
なかなかできる人がいない、 とても良い循環です。

残業代が欲しい人はそれこそさっさと帰って副業しましょう。
基本的に残業をいつもしている人は時代に逆行しています。今は残業代をもらえていいかもしれませんが、それが本当に必要な残業でなければいつまでも続けることはできません。いずれ会社からNoが突きつけられるでしょう。

では、次から本編に入っていきます。

仕事が早い人、遅い人の違いは無駄な時間の有無

、いろいろな言い方をしてますが、もっとわかりやすく、仕事が早い人と遅い人の違いってなに?、というところからちょっとだけ解説します。

私はこれが基本であり、全てだと思っています。
仕事が早い人と遅い人の違いは、無駄なことに時間を使っているかどうかだと思っています。

なので、この記事は、一言でいうと、無駄な時間をどれだけ無くすか、無くせるか、が根底にあります。

無駄な時間とは何か

私が思う無駄な時間をまずは思いつく限り書きたいと思います。
その中で、皆さんが共感できる項目があれば、きっとこの記事は皆さんの役に立つはずです。

  • 情報を探す時間
  • やることを思い出す時間
  • 手戻りしてやり直す時間
  • 定期的に行う作業を手作業で行う時間
  • 作業(確認)待ちで次の作業を待つ時間

こういう時間は無駄だし、無くそうと思えば無くせる時間です。
次から具体的になくすための技術を解説します。

誰でもできる、簡単タスク管理法ーGTD

これは「やることを思い出す時間」や「作業(確認)待ちで次の作業を待つ時間」、手戻りをやり直す時間を削減するための技術です。

GTD(Getting Things Done)とは

タスク管理といえば、これ!と言っても過言ではない、ある意味究極的なタスク管理がGTDです。

ちゃんとした解説については、書籍がありますので、こちらを読むのが一番ですが、個人的な意見が含まれてよければ説明させていただきます。

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この方法というか、タスク管理の根本は「作業の洗い出し」「期限の設定」そして、「この2点をいつやるか」、に限られます。

やることを順に解説します。

作業の洗い出し

まずは作業の洗い出しです。
あなたがやるべきこと、やらないといけないことをとにかく書き出します。
紙に書いてもいいし、MicrosoftのProjectのようなプロジェクト管理ツールを利用してもいいです。
なお、私は社内のメーラーがOutlookのため、Outlookを最大限活用してタスク管理を行っています。
詳細は下の方の、効率化を突き詰めたPC設定で説明します。
あと、粒度はある程度細かい方が良いです。大体2~3時間程度でできるようなレベルまでかみ砕いた方が下記の点でメリットがあります。

  • 作業時間の見積りがしやすい
  • 作業の漏れが減る
  • 完了する快感、達成感が得られる

ちなみに、一番大事なのは3番目の「達成感を得る」です。
達成感を積み上げることで、ドーパミンという快感ホルモンが出るのです。

タスクの粒度については、慣れないうちはその日にやれる範囲で分けてもいいかと思いますが、一つのタスクで日をまたぐことは避けた方が良いです。
日をまたぐと、終わらなかったタスクの続きを思い出す、という無駄な時間が発生するからです。

期限の設定

作業の洗い出しができたら次はそれぞれの作業の期限を設定します。

作業がある程度、小分けにできていればどれくらい時間がかかるか想像できるかと思いますので、あとはそれを終わらせなければいけない本当の期限から余裕をもって期限設定すればよいと思います。

普段から期限ぎりぎりになってから焦ってしまう人は、作業を消化できなかった理由をきちんと書き出しましょう。

もともと期限に対して作業量がおかしい場合は、タスクを小分けにして作業時間が大体わかった時点でその期限のキーマンに相談しましょう。
例えば、上司からのお願いであれば、本人に時期の見直しをお願いする、といった具合です。聞く耳持たないような上司であれば、終わらせるために必要な条件を見直してみましょう。例えば、手伝ってくれる人が必要であれば、上司にお願いして誰か補佐を付けてもらう、とかです。

ちなみに、作業を後回しにしてしまう人は、なぜ後回しにしてしまうか、を冷静に考えてみると、意外にあっさり解決することがあります。
例えば、お願いしに行く人が話しかけづらい、とか、仲が悪い、とか、対人関係であれば、なんで話しかけづらいのか、考えてみたり、仲が悪い人と話す自分を遠くから見ているような気持ちで話しかけたりすると、ちょっとマシになるかもしれません。
(心理学的な意味がありますが、長くなるので機会があれば書きます)

いつ作業を洗い出して、いつ期限を決めるか

いつでもいいと言ってしまえばそれまでなので、私がやっていることをご紹介します。

  • 作業は発生したらすぐにメモする。
    →私はOutlookのToDo機能を使用しています。
  • 週末に次の週の作業を小分けにする。
  • 週の最初の日に今週のやることを再確認する。

これだけです。
あとは発生した都度、メモしているはずの作業に漏れがないか、適宜再確認しています。
具体的な方法については後半のOutlook活用術で説明しているので、ぜひご参照ください。

おまけになりますが、通勤・帰宅のときに散歩しながら今日やること、今日の反省、明日やることをぼおっと考えながら歩くと、作業の効率がさらにアップします。
なぜ歩きながら、かというと、電車は他人に干渉されるから、脳の動きは歩いた方が活発になるから、そして、普段と違う風景、コースを使うことは気分転換になるから、です。
満員電車で人に押されたり、密着されながら落ち着いて何かを考えられるかというと、できないと思います。
読書やリスニングなど、電車の時間を有効活用されている方は無理に変える必要はありませんが、一駅分を歩くことをお勧めします。
ただし、通勤手当との兼ね合いがあるかと思いますので、会社の規則に反することはしないようにご注意ください。

効率化を突き詰めたPC設定

無駄な時間を無くすためのあれこれを詰め込んだノウハウ集です。
順番は個人的なマスト順です。

Outlook活用術

タスク管理のためのクイック操作

タスク管理において、一番難しいのは、続けることです。
メールや口頭で告げられるタスクを、管理できるところにメモし、漏れないようにするが大事です。
口頭だとなかなか残らないので、癖がつくまでひたすらやり続けることが大事ですが、メールでのタスクであれば、簡単に管理できる場所に登録できます。
では、具体的にどうやるのか、社内のメーラーがOutlookなので、Outlookで説明します。

  1. クイック操作の管理をクリック
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  1. 新規作成からカスタムを選択
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  1. アクションから「メッセージのテキストを追加した予定を作成」を選択し、分かりやすい名前を記入して完了をクリック
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  1. 同様に新規作成→カスタムから「メッセージテキストを追加したタスクを作成」
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以上で、メールを右クリックすると、クイック操作に「予定を作成」と「タスクを作成」が追加されます。

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あとは、タスクや出席依頼がメールできたら、片っ端からToDoや予定に入れてしまえば、自分が覚えておく必要もなくなります。
タスクを頭から抜き出すだけで、余計なプレッシャーや思い出す無駄な時間から解放されるので、ぜひ実施してみてください。

また、ぜひおススメしたいのは、メールの返信待ちのときに、自分が設定した期限をToDoに設定しておくことです。
送ったメールをクイック操作からタスクに登録すれば良いので、期限の1日前からアラームする、など、登録しておくことをおススメします。
相手からのメールの返信待ちは一見、自分のタスクではないように見えますが、結局、何かを知りたい、何かをしてほしいから、メール等を送るので、最終的に自分が困らないように、また忘れてしまっても大丈夫なように、ToDoに入れておきましょう。

メール検索のTIPS

依頼メールをすべてToDoなどに登録しているつもりでも、やっぱり忘れてしまったり、漏れてしまうこともあるかと思います。
週に1回程度、メールを検索して、漏れがないか、確認することも大事だと思います。
そこで、検索するときに使えるTIPSというか、検索の条件文を参考に記載します。
(高度な検索ボックスを使用している方には不要かと思いますが、いちいち検索ボックスを開くより、Ctrl+Eなど、直接検索出来た方が効率的です)

  • cc:gmail AND 受信日時:=>2020/01/07 AND 件名:依頼
    • CCは、CCに入っているアドレスを対象に検索します。このとき、相手方のドメインを指定すると、まとめて検索対象にできて便利です。
      この例では、gmailがドメインの箇所です。こうすると、@gmail.comといった、gmailを含むアドレスをすべて抽出できます。
    • 受信日時は、受信日時:と入力した後、=>日時で、その日以降に受信したメールを検索できます。
    • 件名は、メールの件名に案件名やキーワードを設定してメールのやり取りを行っている方は検索条件に入れると便利です。
      件名からだと絞り込みづらい場合は、本文を使うことで本文中から検索することができます。

スタートアップ設定

日々行う作業は、PCのスタートアップに設定しましょう。
例えば、勤怠の入力や日報の作成など、日々行う作業は、スタートアップに入れておけば、忘れることはありません。

Windows10でのスタートアップは、エクスプローラーのアドレスに、shell:startupと入力することで、開くことができます。
このフォルダにウェブサイトやアプリケーションのショートカット、日報をメールで送っている場合は、テンプレートファイル(oftファイル)を置いておくことで、漏れなく作業ができます。

タブファイラーの活用ーTablacus

ウェブサイトを閲覧する際に、今のブラウザーは基本的にタブブラウザーなので、タブについてはご存じの通りだと思います。
タブファイラーは、フォルダをタブ切り替えできるようにしたエクスプローラーと思ってください。
なぜ、標準のエクスプローラーではなく、タブファイラーを利用するかというと、これまで何度も言ったように、無駄な時間を省くためです。
タブファイラーで省ける無駄な時間とは、フォルダを探す、昨日からの続きを思い出す、といった時間です。

具体的な導入方法等は公式サイトがあるので、ご参照ください。

https://tablacus.github.io/explorer.html

ここではおススメのアドオンをご紹介します。

  • タブカラープラス
    • 条件に合致したアドレスを開くと、タブの色を変えられます。
    • これにより、案件やプロジェクト業務、社内事務など、どの作業に関連したフォルダか一目でわかるようになります。
    • 後半で別途ツールの説明がありますが、検索ツールである、Everythingの検索ボックスをTablacus上に表示し、そこから直接検索できるようにするアドオンです。

アプリやファイルに即効アクセスー Clock Launcher

ランチャーというのは、アプリケーションやファイルをアイコンや一覧で表示し、それらの起動、アクセスを容易にするツールです。
そのなかでも、最も使いやすいと感じたのが、Clock Launcherです。
具体的にどう使っているかを以下に記載します。

  • Excelなどよく使うアプリケーションを登録しておく
  • スタートメニューに表示されない、自作ツールやインストールせずに使えるツールを登録しておく
  • 課題表や問合せ表など、思いついたときにメモしたい文書へのリンクを登録しておく

http://www2s.biglobe.ne.jp/~geoph/micky/nicky.html

すでに開発が終わってしまっているため、今後の改善は望めませんが、今でも十分すぎるほど、完成度の高いツールです。
普段からキーボードを使い慣れていて、キーボードによるショートカットの方が使いやすい方にはBlueWindなど、他にも選択肢があると思います。

クリップボード履歴表示ーClibor

ようやくWindows10で標準採用された、クリップボードの履歴機能を提供してくれるツールです。

https://chigusa-web.com/

コピーして貼り付けて、またコピーして貼り付けて、今度は一つ前にコピーしたデータが必要になって、また探してコピーして、という本当に心の底から無駄な作業から解放されます。
ツールを使うことに抵抗がある方は、スタートメニューの設定から、システム→クリップボードを選択してクリップボードの履歴をONにしてみてください。
これだけでもだいぶ楽になると思います。

検索ツールの活用ーEverything

Windows標準の検索とは比べ物にならない速さを誇る検索ツールです。

https://www.voidtools.com/

ネットワークドライブや共有フォルダなど、大容量のフォルダを登録しておくことで、ファイルを探す、という無駄な時間を極限まで削減できます。

また、ろくな引継ぎもなく、作業をしなければならないときなど、これがあれば、共有フォルダから過去の実績など、すぐに検索できます。

ExcelをパワーアップーRelaxTool

PCの稼働時間の大半はExcelを使っている、という方も珍しくないかと思います。
そんなExcelの痒い所に手が届かない部分を補ってくれるのが、このツールです。

https://software.opensquare.net/relaxtools/

具体的には、

  • 同名のファイルが開けるようになる。
  • まとめて箇条書きのインデントがつけられる
  • 図の中の文字列が検索できる

といった点が素晴らしいと思います。

Excelも比較できるーWinMerge

Excelファイルの修正を依頼したら意図しないところまで修正されてた、とか、修正しました、と報告されたけど、どこが修正されたのか分からない、など、Excelファイルを比較できたら、と思った方もいらっしゃるかと思います。
並べて見比べる、という方法もありますが、やはり機械的に比較するのが一番です。
そこで使えるのが、WinMergeです。

https://winmerge.org/?lang=ja

Officeを比較するためには、アドインが必要ですが、入れる価値は大いにあります。通常の比較であれば、xdocdiffがあれば大丈夫でしょう。

http://freemind.s57.xrea.com/xdocdiffPlugin/

また、CompareMSExcelFiles.sctがあれば、画像に変換して比較することができます。
それで何が良いかというと、図の比較ができることです。

自動化ツールの活用ーKnime

Knimeとは、本来はデータ分析用のツールになります。

https://www.knime.com/

このツールのどこが自動化になるのかというと、Excel操作です。
フィルターをかけたり、シートを分けたり、手順は固定なので自動化したいのにマクロはハードルが高い、という人に最適です。
なぜかというと、Knimeでは、フィルターをかける、カラム同士の計算を行うといった様々なことをアイコンで表現し、アイコンをつなげていくことで、処理を順に行っていくという、非常に分かりやすい動きをしてくれるからです。

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上記のように、アイコンで処理を書くので、マクロで書くよりわかりやすいです。
また、誰かに引き継ぐ時も説明がしやすいと思います。
さらに、バッチを書くことで、いちいちKnimeを起動せずに、実行結果を得ることができるので、とても使いやすいです。
バッチの内容は以下になります。
Knimeのパスと、実行したいWorkFlowの部分を修正してご活用ください。

(Knimeのパス)knime.exe -consoleLog -nosplash -reset –launcher.suppressErrors -application org.knime.product.KNIME_BATCH_APPLICATION -workflowDir=”(実行したいWorkFlowがある)ディレクトリのパス”

別のページでさらに詳しく解説しているので、ぜひお読みください。

プログラマじゃなくてもできるExcelの自動編集ーKnimeの使用例

タスクバーを見やすくするー 7+ Taskbar Tweaker

Windows7からWindows10になって、グループ化されたタスクバーが一覧ではなくなって見づらい!と思った方はぜひ導入ください。

https://rammichael.com/

地味ですが、非常に強力なツールです。

まとめ

今回、個人の作業の効率化という観点から、無駄な時間を無くすために私自身が実施しているノウハウについて、ご紹介させていただきました。
繰り返しになりますが、作業の効率化、とは、いかに無駄な時間を無くすか、に尽きると思います。
1日に1秒でも1分でも、改善できれば、それが1か月、1年と続くと大きな差になります。
また、こういった作業の積み重ねは次の自己啓発への時間や自分への自信につながっていきます。
他人から見れば細かいことや、そんなことと思われるようなことでも、続けていくこと、今に満足せず突き詰めていくことで、成果は積みあがっていきます。
これから社会人になる方、今の会社から転職したいけど自信が無い方、時間が無くて何もできないと思っている方へ、ぜひ小さいことからでも具体的に日々を変えていく手助けになれば幸いです。