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RPAを始める人にまず読んでほしいこと

働き方改革が叫ばれる昨今、セットで良く目にするのがRPA( Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション )ですよね。
今回はRPAを始めたい人向けに、失敗しないRPAの導入方法を書きたいと思います。
ちなみに、いやいや単なる会社員ですから、RPAの導入権限なんかないよ、という人でも、フリーツールを組み合わせたり、ちょっとした知識で作業を自動化できるので、ぜひ挑戦してもらいたいです。
会社に入ると、結構事務作業も多いですが、それらを自動化できると自分が楽になるだけでなく、周りからも一目置かれるようになるので、仕事がしやすくなりますよ。

対象の業務を洗い出す

RPAを導入するために、まず検討しないといけないのが、何を自動化するのか、です。
(本当は計画作成がはじめにあり、コストパフォーマンスなんかを検討するんですが、今回はまずやってみる、を重視しています。計画作成については、最後に書くので、気になる方はぜひ読んでみてください)


そのためには、自分(または自部署など)が定期的に行っている業務を書き出しましょう。
例えば、月に1回はやっている作業、週に1回はやっている作業など、定期的にやっている業務こそ、RPAが効果を発揮する作業です。

どの業務を自動化するか選ぶ

候補の業務を書き出したら次はその中でどの業務を自動化するか、選びます。
選ぶにあたっては、その業務を、入力は何か(Input)、それを何を使ってどうするのか(Process)、その業務を行うのに気を付けることはあるか(Rule)、という観点で書き出してみましょう。

例えば、ウェブ画面で伝票を入力する、という業務があったとして、紙の伝票を見ながら入力しているとすると、RPAには向かないです。RPAで自動化するにはインプットはデータであるべきです。
なので、例えば、メールで送られてくるExcelファイルを読んで(Input)、社内のウェブ画面から項目を転記し発注する(Process)、はRPA化ができるでしょう。ただし、Excelファイルにあるすべてを発注するわけではなく、別なシステムの在庫状況を確認して、製品ごとのリードタイムと残数を考慮したうえで発注する対象を決める、というように、条件(Rule)が複雑だと初めてRPA化するにはハードルが高いです。
まずはなるべくシンプルな業務でやってみましょう。

対象の業務のうち、どこまでRPA化するか決める

対象の業務を選んだから、さあRPA化だ!、という前にちょっと待ってください。
対象の業務を選んでも、それでさあ全部RPA化するぞ!となるとまたちょっと大変です。
先ほどの例だと、メーラー(Outlookなど電子メールを読むためのツール)、ウェブ画面がRPA化の対象のシステムになり、それぞれどうアプローチするのか、考えないといけません。

すべてひとまとめに何でもやってくれるような高級なRPAツールもあれば、このシステムに対してこれはできるけど他はできません、というように特化したツールもあります。

いきなり全部やろうとしても慣れていないうちは失敗もしますので、感覚をつかむためにも業務を分割して、作業レベルで自動化を行った方が確実です。
これはRPA化というより、初めて行うことに対してはスモールスタートが成功の秘訣だからです。
いきなりあれもこれもやろうとすると思わぬところで問題が出てきて、やろうとしたこと全部が結局やれない、となってしまうこともあります。
(特に絶対にやらないといけないわけではないことは、あっさりとあきらめられてしまったりします)

例えば、先ほどの例をざっと作業に分けると、
 ①発注用のメールを受信したか確認する
 ②受信していたらそのメールに添付されているファイルをダウンロードする
 ③ファイルから発注する内容(データ)を読み込む
 ④ウェブで発注画面を開き、データを入力後、発注ボタンを押す
といった感じです。

これを全部自動化したとして、発注したメールを受信した途端、RPAが動き出して自分の業務が進まない、なんてことがあるかもしれません。
(ヘッドレスモードがあるツールであれば、問題ありませんが、無いといちいち画面に表示されてしまい、結局、その時間は別な作業ができずじまい、なんてこともあったりします)
作りなれている人であればこんなことは事前に検討して対処していることかもしれませんが、初めての人だと分からないこともあります。
なので、まずは小さく始めましょう!

例えば、①と②は人間がやって、発注メールが届いたら添付ファイルを特定のフォルダに保存する、という作業は残します。
次に、③と④はRPA化し、夜間に特定のフォルダにあるファイルを読み込んで発注する(実際は発注承認の前まで)ところまで自動化します。
これだけでもだいぶ作業の省力化につながると思います。

評価する

一通り実施してRPA化したら、最後のそのRPA化を評価しましょう。
例えば、RPA化する前後の作業時間、それにかかっていた人の単価などで費用対効果が出せます。
一度評価できると、次からは事前に仮説が立てられます。
冒頭で、本当は計画作成から、と言いつつ、まずはやってみることから、と書いた理由がこれです。

やらなくても計画作成ができる人と、やってみて初めて分かる人がいると思います。
やらなくても分かる人はすごい人ですが、経験に勝るものはありません。
すべてがすべて計画通りにいくことは多くありません。
まずはやってみて、試行錯誤し、次につなげることが大事です。
ただし、大赤字になるようなことは避けましょう。
今回でいうと、対象とする業務はよく選び、欲張らずできるところをRPA化する、というところでリスクマネージメントを行っています(いるつもりです)。

まとめ

1.定期的に行っている業務を洗い出し、
2.RPA化()する業務を選び、
3.どこまでRPA化(自動化)するか検討し、
4.最後に評価する。

ということで、RPAをこれから始める人向けに知っておいてほしいことでした。
RPAツールの比較自体はほかのサイトでもいろいろ書かれているので、検索してみてください!